Потоковое сканирование – это процесс, позволяющий сканировать и автоматически обрабатывать большое количество документов. В 1С документообороте такой процесс может значительно упростить и ускорить обработку документов в организации. В этом практическом руководстве мы рассмотрим, как настроить потоковое сканирование в 1С документооборот.
Прежде всего, необходимо иметь в наличии специализированный сканер, поддерживающий функцию потокового сканирования. Такие сканеры обычно позволяют сканировать документы в автоматическом режиме без необходимости каждый раз нажимать кнопку «Сканировать». Важно, чтобы сканер был совместим с вашей системой и имел драйвера для работы с 1С документооборотом.
После подключения сканера к компьютеру, необходимо зайти в настройки 1С документооборота и выбрать раздел «Сканирование». В этом разделе можно указать путь к папке, в которую будут сохраняться отсканированные документы, а также задать настройки для автоматического распознавания текста на сканированных страницах. Здесь же можно настроить процесс автоматической обработки отсканированных документов, например, указать, какие документы должны отправляться на согласование, а какие – на учет в системе.
Потоковое сканирование в 1С документообороте поможет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на обработку документов, а также уменьшить вероятность ошибок. Важно следовать инструкциям производителя сканера и тщательно настраивать параметры сканирования в соответствии с требованиями вашей организации. Запомните, правильная настройка потокового сканирования – это ключевой шаг к оптимизации работы с документами в 1С документообороте.
- Предварительные настройки сканирования документооборота
- Создание и настройка рабочих центров для сканирования
- Настройка режима сканирования: качество и формат сканирования
- Качество сканирования
- Формат сканирования
- Рекомендации по настройке режима сканирования
- Установка и настройка программного обеспечения для сканирования
- Настройка автоматической обработки отсканированных документов
- Проверка и сохранение результатов сканирования
- Вопрос-ответ
Предварительные настройки сканирования документооборота
Перед тем, как приступить к настройке потокового сканирования в 1С Документооборот, необходимо выполнить несколько предварительных шагов:
- Планирование: определите, какие документы вы хотите сканировать и включить в потоковое сканирование. Составьте список документов и убедитесь, что они соответствуют вашим потребностям.
- Приобретение сканера: выберите подходящий сканер, который будет использоваться для сканирования документов. Убедитесь, что сканер поддерживает функцию потокового сканирования.
- Установка и настройка драйверов: установите драйвера для сканера на компьютер, с которого будет осуществляться сканирование. Убедитесь, что драйверы правильно настроены и работоспособны.
- Подготовка рабочей станции: убедитесь, что на рабочей станции, с которой будет осуществляться сканирование, установлена программа 1С Документооборот и она работает корректно.
- Настройка соединения с документооборотом: настройте соединение с документооборотом в программе 1С Документооборот. Укажите необходимую информацию, такую как адрес сервера и учетные данные.
После выполнения этих предварительных шагов вы будете готовы к настройке потокового сканирования в программе 1С Документооборот. Обратите внимание, что настройка потокового сканирования может различаться в зависимости от версии программы 1С Документооборот и используемой операционной системы. Поэтому рекомендуется обратиться к руководству пользователя или консультации специалиста при настройке потокового сканирования.
Создание и настройка рабочих центров для сканирования
Рабочие центры в системе документооборота 1С используются для организации потокового сканирования документов. Позволяют оптимизировать процесс сканирования, распределить нагрузку между пользователями и повысить эффективность работы с документами.
Для создания и настройки рабочих центров выполните следующие шаги:
- Зайдите в программу «Документооборот» и откройте форму настроек.
- Перейдите на вкладку «Рабочие центры» и нажмите кнопку «Добавить».
- В открывшемся окне заполните необходимые поля:
| Поле | Описание |
| Наименование | Введите название рабочего центра. |
| Адрес | Укажите адрес, по которому будет осуществляться подключение к сканеру. |
| Пользователь | Выберите пользователя, который будет производить сканирование. |
| Путь к папке | Укажите путь к папке, в которую будут сохраняться отсканированные документы. |
- Нажмите кнопку «OK» для сохранения настроек.
- Повторите шаги 2-4 для каждого рабочего центра, которые необходимо создать.
После создания и настройки рабочих центров можно приступать к сканированию документов. Для этого необходимо выбрать соответствующий рабочий центр в форме сканирования и выполнить процесс сканирования.
Рабочие центры могут быть настроены для разных потоков документов, разных пользователей и иметь различные параметры сканирования. Это позволяет организовать эффективное потоковое сканирование и обработку документов в системе документооборота 1С.
Примечание: Для работы с потоковым сканированием в системе документооборота 1С необходимо наличие соответствующего оборудования и настроенных сканеров.
Настройка режима сканирования: качество и формат сканирования
Для эффективной работы потокового сканирования в 1С документообороте необходимо правильно настроить режим сканирования, выбрав оптимальное качество и формат сканирования. В этом разделе мы рассмотрим основные аспекты настройки режима сканирования.
Качество сканирования
При сканировании документов необходимо обратить внимание на качество получаемых изображений. Чем выше качество сканирования, тем более четкими будут полученные изображения.
Как правило, качество сканирования измеряется в точках на дюйм (dpi). Более высокое значение dpi обеспечивает более детализированное изображение, но при этом увеличивается размер файла. Обычно для сканирования текстовых документов достаточно установить значения в районе 200-300 dpi. Для сканирования изображений или документов с высокой детализацией можно использовать значения в районе 600-1200 dpi.
Формат сканирования
Выбор формата сканирования также имеет важное значение при настройке режима сканирования. В 1С документообороте поддерживаются различные форматы сканированных файлов, такие как JPEG, TIFF, PDF и другие.
Формат JPEG обеспечивает хороший баланс между качеством и размером файла, но может привести к некоторой потери качества изображения при высокой степени сжатия. Формат TIFF обеспечивает сохранение оригинального качества изображения, но при этом размер файлов может быть значительно больше.
Формат PDF является универсальным и широко используется для хранения и обмена документами. Он поддерживает различные типы содержимого и позволяет объединять несколько страниц в один файл. Формат PDF также поддерживает возможность добавления текстовой информации и аннотаций к документу.
Рекомендации по настройке режима сканирования
Для оптимальной настройки режима сканирования в 1С документообороте рекомендуется следовать следующим рекомендациям:
- Выберите оптимальное качество сканирования в зависимости от типа документов и требуемой детализации изображений;
- Установите разумное значение dpi, чтобы сохранить достаточное качество изображений, но не увеличивать размер файлов;
- Выберите подходящий формат сканирования в зависимости от целей использования сканированных документов и требований к размеру файла;
- Если возможно, используйте возможности автоматической настройки режима сканирования, чтобы упростить процесс сканирования.
Правильная настройка режима сканирования позволит оптимизировать работу потокового сканирования в 1С документообороте,обеспечивая высокое качество сканированных документов при минимальном размере файлов.
Установка и настройка программного обеспечения для сканирования
Для настройки потокового сканирования в системе документооборота 1С необходимо установить и сконфигурировать программное обеспечение для сканирования документов. Ниже описаны основные шаги этого процесса.
- Выберите программное обеспечение для сканирования. Для потокового сканирования можно использовать различные программы, такие как FineReader, Adobe Acrobat, VueScan и др. Прежде чем выбрать программу, обратите внимание на ее возможности, совместимость с операционной системой и другими программами, а также наличие необходимых функций, например, оптического распознавания символов (OCR).
- Установите выбранное программное обеспечение. Запустите установочный файл и следуйте инструкциям мастера установки. Обычно это сводится к принятию лицензионного соглашения, выбору пути установки и запуску процесса установки.
- Сконфигурируйте программное обеспечение для работы с системой документооборота 1С. Вам потребуется указать путь к папке, в которой будут сохраняться отсканированные документы, а также выбрать нужные настройки, например, формат файла, разрешение сканирования, уровень сжатия и другие параметры.
- Протестируйте сканирование. Перед началом работы с системой документооборота 1С рекомендуется протестировать сканирование в выбранной программе. Убедитесь, что сканирование работает корректно, документы сохраняются в нужном формате и размещаются в указанной папке. При необходимости внесите изменения в настройки программы.
После установки и настройки программного обеспечения для сканирования вы будете готовы к настройке потокового сканирования в системе документооборота 1С. В следующем разделе статьи мы рассмотрим этот процесс подробнее.
Настройка автоматической обработки отсканированных документов
Потоковое сканирование в 1С документооборот позволяет автоматически обрабатывать отсканированные документы и передавать их на дальнейшую обработку в системе.
Для настройки автоматической обработки отсканированных документов, необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовка системы
- Установите и настройте программное обеспечение для сканирования документов.
- Настройте параметры сканирования в программе, чтобы получить документы в требуемом формате (например, PDF или TIFF).
- Настройка документооборота
- Откройте 1С:Документооборот и перейдите в раздел «Автоматическая обработка».
- Создайте новое правило обработки и задайте ему название, которое будет удобно идентифицировать его.
- Укажите путь к папке, в которой будут сохраняться отсканированные документы.
- Укажите фильтры для файлов, которые должны быть обработаны (например, «*.pdf» или «*.tiff»).
- Настройте действия, которые должны быть выполнены над документами. Например, вы можете указать, что документы должны быть добавлены в определенную журнальную запись или отправлены на согласование.
- Тестирование и запуск
- Протестируйте правило обработки, загрузив несколько отсканированных документов в указанную папку.
- Запустите автоматическую обработку и проверьте результаты.
- Если все работает правильно, настройка автоматической обработки отсканированных документов завершена.
Важно отметить, что для успешной настройки автоматической обработки отсканированных документов, вам может потребоваться дополнительная конфигурация программного обеспечения и настройка параметров сканирования в соответствии с требованиями вашей организации. Использование потокового сканирования в 1С документооборот значительно упрощает и автоматизирует процесс обработки документов, сокращая время и ресурсы, затрачиваемые на ручную обработку отсканированных документов.
Проверка и сохранение результатов сканирования
После завершения сканирования документов в системе 1С Документооборот, необходимо проверить результаты сканирования и сохранить полученные файлы.
Для проверки результатов сканирования можно воспользоваться функцией предварительного просмотра сканов. Эта функция позволяет просмотреть сканированные изображения и убедиться, что они соответствуют ожиданиям.
Если после предварительного просмотра обнаружены ошибки или недочеты, необходимо произвести повторное сканирование соответствующих документов.
После проверки результатов сканирования следует сохранить полученные файлы на компьютере или в сетевом хранилище. Для этого можно воспользоваться функцией сохранения сканов.
При сохранении сканов удобно организовать файлы по категориям или папкам, чтобы было легче находить нужные документы в будущем. Например, можно создать отдельную папку для сканов договоров, отдельную папку для сканов актов и т.д.
Важно также обеспечить сохранность сканов и не допустить их потери. Для этого рекомендуется создать резервные копии сканов и хранить их на отдельном носителе, например, на внешнем жестком диске или в облачном хранилище.
Проверка и сохранение результатов сканирования являются важными этапами в работе с потоковым сканированием в системе 1С Документооборот. Внимательное отношение к этим этапам поможет избежать ошибок и обеспечить эффективную работу с документацией.